Ota yhteyttä

Jokainen asukkaan viesti päätyy oikealle ihmiselle.

Lue lisää

Isännöintitoimiston työkalu asukkaiden yhteydenottoihin ja taloyhtiön arkeen.

Alusta

Mitä Kotilo tekee

Kotilo kokoaa sähköpostit ja asukasportaalin ilmoitukset tehtäviksi yhteen jonoon. Jokaisella tehtävällä on käsittelijä, määräaika ja historia, joten mikään viesti ei jää jonkun henkilökohtaiseen postilaatikkoon.

  1. 01

    Yhteydenotot

    Viesti muuttuu tehtäväksi, ja asukas ja asunto tunnistetaan lähettäjästä. Saman ketjun vastaukset päätyvät samalle tehtävälle.

    Hätätapaus nousee jonon kärkeen, ja taloyhtiön vastuuisännöitsijä saa siitä sähköpostin heti.

  2. 02

    AI apuna

    Vastausehdotus perustuu vain kyseisen taloyhtiön omiin ohjeisiin. Käsittelijä tarkistaa ja lähettää vastauksen itse.

    Halutessasi AI arvioi myös viestin prioriteetin ja pitää mainokset poissa jonosta.

  3. 03

    Taloyhtiön arki

    Sauna- ja pyykkitupavuorot, autopaikat ja niiden jonot, tiedotteet, muutto- ja remontti-ilmoitukset, avaimet ja kulutuslukemat.

    Työtilaus lähtee huoltoyhtiölle suoraan tehtävältä kuvineen.

  4. 04

    Raportit

    Näet, mistä asukkaat kysyvät toistuvasti, ja voit tehdä aiheesta vakio-ohjeen, jota AI käyttää jatkossa.

    Laskutusraportit vuoroista ja autopaikoista saa suoraan alustasta.

PäätösjonoEsimerkkinäkymä

#0142 Vesivuoto keittiössä

Hätätapaus

As Oy Koivikko · asunto B 12 · sähköposti

Sähköposti lähetetty vastuuisännöitsijälle

#0141 Saunavuoron vaihto

Määräaika pe

As Oy Koivikko · asunto A 3 · portaali

#0140 Mistä saan avaimen pyöräkellariin?

AI-ehdotus

As Oy Rantakaari · asunto C 21 · sähköposti

Asukkaille

Oma portaali asukkaalle

Asukas hoitaa tavallisimmat asiat itse: vikailmoitukset kuvineen, sauna- ja pyykkitupavuorot, autopaikkajonon sekä muutto- ja remontti-ilmoitukset. Toimiston ei tarvitse kirjata niitä käsin.

Asukas näkee vain omat asiansa ja oman taloyhtiönsä tiedotteet. Portaali toimii puhelimella, suomeksi ja englanniksi.

Pyydä esittely

Ominaisuudet

Lisää alustasta

Kaikki on samassa paikassa, joten toimisto tekee työnsä yhdellä työkalulla sähköpostin, taulukoiden ja paperilistojen sijaan.

  • Tehtävät

    Käsittelijä, prioriteetti ja määräaika

    Jokaisella tehtävällä on viestiketju, sisäiset muistiinpanot ja loki. Myöhässä olevat näkyvät heti, ja käsittelijä saa niistä muistutuksen.

  • Hätätapaukset

    Suoraan vastuuisännöitsijälle

    Vesivuoto tai sähkökatko tunnistetaan viestistä, nousee jonon kärkeen ja lähettää sähköpostin taloyhtiön vastuuisännöitsijälle.

  • Dokumentaatio

    Ohjeet AI:lle ja henkilökunnalle

    Taloyhtiön ohjeet ja dokumentit ovat tietopankissa. Sisäiset ohjeet ovat erikseen, eikä niitä käytetä asukkaille lähteviin vastauksiin.

  • Varaukset

    Vuorot, autopaikat ja jonot

    Sauna- ja pyykkitupavuorot varataan portaalissa. Autopaikat, niiden jonot ja maksut ovat samassa näkymässä.

  • Ilmoitukset

    Remontit, muutot, avaimet ja lukemat

    Remontti-ilmoitukset hyväksytään ehtoineen, avainrekisteristä näkee kenellä avain on, ja asuntojen kulutuslukemat säilyvät päivämäärineen.

  • Tietosuoja

    Roolit ja säilytysajat

    Isännöitsijä näkee vain omat taloyhtiönsä. Asukkaan tiedot voi viedä ja poistaa pyynnöstä, ja varmuuskopio otetaan päivittäin.

Käyttöönotto

Kolme vaihetta alkuun

Kotiloa käytetään selaimella, eikä mitään tarvitse asentaa.

  1. 01

    Asukkaat

    Asukkaat ja asunnot tuodaan CSV- tai Excel-tiedostosta taloyhtiö kerrallaan.

  2. 02

    Sähköposti

    Kotilo yhdistetään toimiston Gmail- tai Google Workspace -sähköpostiin. Taloyhtiölle voi yhdistää oman osoitteen.

  3. 03

    Ohjeet

    Taloyhtiön ohjeet ja dokumentit ladataan tietopankkiin, josta vastausehdotukset haetaan.

Haluatko nähdä Kotilon käytännössä?

Jätä yhteystietosi, niin otamme yhteyttä ja sovimme esittelystä.